Em 2020, a pandemia de Covid-19 atrapalhou os planos de muitos empreendedores. Para atender às novas regras, negócios precisaram se reinventar. Com as ondas de demissão, a circulação de dinheiro diminuiu e o comportamento do consumidor mudou completamente. Nesse cenário, como manter o fluxo do contas a pagar em dia?
Mais de um ano após o surgimento do novo cenário, muitas dúvidas continuam sem resposta. No entanto, a gente acredita que existem formas de melhorar a performance das empresas. Por isso, reunimos 10 dicas que podem ajudar empresas de qualquer tamanho nesse momento. Confira!
1. Simplifique processos do contas a pagar
Para manter o contas a pagar fluindo, é importante contar com processos fáceis de entender. A dica pode parecer até boba, mas planilhas confusas podem atrapalhar tanto na hora de fazer contas quanto nos prazos. Todas as entradas e saídas devem corresponder ao que é registrado e esse registro precisa ser identificado facilmente.
2. Elimine fraudes
Com os processos simplificados, vai ser mais fácil observar se a empresa está em dia com suas obrigações fiscais. Se não estiver, a dica é buscar informação sobre como legalizar para evitar ser impedido de atuar no mercado e ter que pagar multas e juros. A dica também vale para o uso de programas ou imagens sem pagar direitos e questões trabalhistas.
Outro tipo de fraude é o causado contra a empresa. Ninguém gosta de falar sobre o assunto, mas quando os processos de financeiro são complicados e os sistemas não são automatizados nem fáceis de conferir, as chances de fraudes aumentam. Todo tipo de fraude pode ser muito prejudicial ao seu fluxo de caixa e precisa ser eliminado.
3. Confira se existem pagamentos duplicados
Pode parecer um absurdo falar em pagamentos duplicados, principalmente em uma época em que o dinheiro está tão escasso. Mas em meio a burocracia do contas a pagar, com tantos boletos parecidos, pode acontecer. Ah, confira se existe mais de uma assinatura para o mesmo serviço.
4. Renegociar e priorizar
A pandemia trouxe uma nova situação para a economia e o mercado, nada mais justo que termos de contratos e serviços sejam revistos. Afinal uma empresa que não consegue quitar suas contas é muito ruim para empresários e fornecedores.
A ideia é tentar entender o impacto de cada conta, o quê e quando compensa pagar adiantado, quais multas são mais pesadas e qual tem maior impacto no negócio.
5. Novas fontes de renda
Talvez você pense em uma nova oportunidade de negócio. Mas a sugestão aqui é buscar mudanças simples em seu próprio empreendimento, que sejam mais adequadas ao momento de quarentena. Será que existe alguma forma, com baixo investimento, de manter seu produto ou serviço em alta? Para ajudar a descobrir isso, você pode:
- Pedir sugestões para seus clientes
- Pesquisar o que seus concorrentes estão fazendo
- Buscar informações sobre inovações na quarentena
- Fazer enquetes nas redes sociais
6. Elimine as anotações em papel no contas a pagar
Sabe aquele impulso de pegar um pedaço de papel para escrever um código de barras que você precisa pagar ou a data que não pode perder de jeito algum? Pode causar muita confusão. Papéis podem ser perdidos com facilidade, são mais difíceis de serem atualizados, e, muitas vezes, precisam ser conferidos inúmeras vezes até todos terem certeza de que as contas estão certas.
7. Automatize o contas a pagar
A tecnologia pode ser uma grande aliada, pois ajuda a valorizar seu tempo, evita que você se esqueça de datas importantes e pague multas sem necessidade. O Banco Útil pode ser seu parceiro na simplificação dos pagamentos da empresa, com soluções simples e ágeis.
- Débito automático de tributos – GNRE, FECP, DIFAL e muita agilidade para o pagamento de suas guias
- Upload de PDF – pagamento rápido e em lote através do upload de seus boletos.
- GNRE para todas UFs – não precisa mais abrir conta em diversos bancos para o pagamento de suas GNREs.
- Workflow de Aprovação – simplificação e compliance para os pagamentos.
8. Restrinja o acesso
Quando muitas pessoas alteram um mesmo documento ou programa, as chances de ocorrer um erro é muito grande. Ao limitar o acesso ao contas a pagar, é possível ter mais controle sobre o que está sendo feito: o que já foi pago, quais descontos foram aplicados ou qual prazo está para vencer.
Em um sistema automatizado, o controle fica ainda maior, pois é possível acompanhar as alterações e identificar prováveis erros. Conheça as soluções do Banco Útil.
9. Não misture PF com PJ
Essa dica veio diretamente do Serasa e serve para qualquer época da vida do empreendedor. Para manter as contas em dia no período de pandemia, o cuidado tem que ser redobrado. O dinheiro da pessoa física (PF) não deve se misturar com o dinheiro da pessoa jurídica (PJ). Provavelmente você precisará fazer economia tanto na vida pessoal quanto na profissional, mas misturar as duas vai criar um problema muito maior.
10. Revise sempre
Manter o contas a pagar fluindo é um trabalho contínuo, dentro e fora da quarentena. Isso significa que, de tempos em tempos, vai ser preciso rever cada ponto, conferir se os resultados estão bons, se você está seguindo tudo que se propôs e se pode melhorar alguma coisa. A boa notícia é que a tendência é melhorar sempre.
Dica extra para ter seu contas a pagar fluindo na pandemia: cuide bem da sua saúde
Os cuidados com seu bem-estar não devem ser deixados de lado. Para se concentrar no sucesso dos negócios, é fundamentar estar com a saúde física e mental em dia. Então lembre-se de dormir o suficiente, beber bastante água, manter uma alimentação equilibrada e reservar um tempo para relaxar. E enquanto for preciso, use máscara.
