Realizar pagamentos a fornecedores é uma das diversas tarefas que fazem parte do setor financeiro de uma empresa. E, conforme o negócio cresce, essas operações financeiras se tornam mais frequentes. Por isso, a melhor alternativa é automatizar o pagamento de fornecedores.
Quando realizado manualmente, esse é um processo que demanda tempo e atenção. Diversos detalhes precisam ser conferidos para não haver nenhum erro. Ou seja, essa é uma tarefa muito suscetível a problemas relacionados com a atuação humana.
Empresas que buscam mais eficiência no meio corporativo investem em tecnologias e soluções. E, felizmente, a otimização de processos é tendência quando o assunto é opções para impulsionar o desempenho corporativo.
Por isso, é importante aprender como funciona essa logística de automação e conhecer as vantagens dessa solução! Neste artigo, vamos entender como automatizar o pagamento de fornecedores para que você possa aproveitar todos os benefícios. Boa leitura!
Como funciona a automação?
A automação pode ser conceituada como o ato de transformar um processo manual e torná-lo o mais independente possível da interação humana. Isso significa utilizar as tecnologias para otimizar o tempo de realizar tarefas que demandam muito mais do que o necessário.
É válido ressaltar que escolher soluções digitais por si só não basta para ser considerado automação. Por exemplo, fazer uma transação em um banco digital, sem necessidade de ir a uma agência, é um recurso tecnológico que otimiza seu tempo, certo?
Entretanto, o fato de conseguir fazer algo de qualquer lugar com o uso de aparelho eletrônico não é suficiente. Esse procedimento não foi automatizado, pois ainda depende da interação humana para ser concluído.
A cada transação, o responsável terá o trabalho de analisar informações, emitir boleto, estar atento às datas e confirmar o pagamento no tempo certo. Além das outras ações e complicações que surgem ao longo do caminho. Mesmo fazendo isso sem sair do lugar.
Em larga escala, mesmo utilizando soluções tecnológicas que simplificam, ainda assim será um processo complexo e repetitivo.
Imagine o seguinte cenário: em uma mesma semana o empreendedor precisa realizar o pagamento para 5 fornecedores diferentes, um a cada dia. Quanto tempo será necessário em cada um dos dias para finalizar a tarefa?
Esse exemplo traz uma quantidade muito pequena de pagamentos por semana comparado ao que uma empresa pode de fato precisar fazer. Porém, já demonstra como é um processo que exige demais do tempo de trabalho dos colaboradores.
São detalhes na logística do dia a dia que fazem a diferença na produtividade de uma empresa. Por isso, vamos entender melhor como automatizar o pagamento de fornecedores a seguir:
Pagamento de fornecedores não precisa ser complexo!
O processo de pagar um fornecedor começa no momento que a empresa fornecedora gera uma fatura para que a contratante pague por um produto ou serviço.
Automatizar o pagamento de fornecedores significa implementar soluções tecnológicas que realizem esse processo sem a interação humana. Claro, em algum ponto o setor financeiro interferirá, mas muito menos do que o habitual.
É um verdadeiro desafio administrar a ampla gama de dados relacionados a pagamentos e concluir essa ação sem que haja problemas ou que prejudique a produtividade operacional.
Por isso, automatizar o pagamento de fornecedores é uma alternativa cada vez mais usada por empresas visionárias que buscam soluções rápidas e ágeis A automação não apenas gerencia o processo de aprovação, mas também completa o pagamento.
Em resumo, a empresa só deve carregar as faturas em seu sistema de automação e esperar, pois na data correta o pagamento será processado. Assim, até mesmo o relacionamento com os fornecedores melhora, pois os pagamentos são pontuais.
Confira as principais diferenças de um processo manual e de um processo automatizado:
Processo manual
Cada empresa possui suas particularidades, mas, de maneira geral, operam seguindo as mesmas etapas:
- Receber a fatura do fornecedor.
- Verificar cada fatura, comparando com os dados de compra.
- Inserir manualmente as informações de pagamento no sistema – muitas vezes precisando emitir uma cópia física.
- Conferir o tipo de pagamento solicitado pelo fornecedor.
- Pagar cada fatura conforme o fornecedor em questão exige e na data que ele exige.
Com isso, já é possível perceber dois detalhes interessantes. Primeiro: o processo manual é lento, demanda tempo e depende de algum colaborador especialmente para cuidar de todo o processo. E, segundo: em todas as etapas há possibilidade de erros que ocasionam mais complicações no resultado final.
Processo automático
Automatizar o pagamento de fornecedores funciona da seguinte maneira:
- Receber as faturas dos fornecedores.
- Fazer o upload para a plataforma de automação independente do formato recebido. No caso, esse upload pode ser feito individualmente ou em lote.
- O processamento, aprovação e conferência acontecem dentro da plataforma por meio de configurações prévias, ou de usuários com liberação para essas funções.
- No dia determinado o fornecedor recebe o pagamento.
Ou seja, é um ciclo muito mais simples e rápido, que reduz a ocorrência de problemas. Não é preciso despender tempo e energia realizando tarefas repetitivas, já que essa ação pode ocorrer de uma só vez, programando pagamentos.
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Por que optar por essa solução?
Muitos profissionais têm medo de soluções que substituam os seus serviços. Entretanto, isso deve ser visto de outra maneira. O tempo investido em realizar essas tarefas repetitivas pode ser redirecionado para atividades que realmente precisam dos conhecimentos e habilidades de um profissional.
Outra questão levantada ao tentar automatizar o pagamento de fornecedores tem relação com a segurança associada à automação. Pode parecer que o gestor “perdeu o controle” dos recursos financeiros que saem da empresa. Na verdade, a automação facilita a visualização de onde estão indo os investimentos, pois reúne tudo em um só sistema. Além disso, a automação permite supervisionar e prestar mais atenção no empreendimento em si, ao mesmo tempo que gera eficiência nos processos operacionais.
Pode-se somar também o fato que os sistemas de automação contam com segurança e compliance em tempo integral, bem como os documentos e dados ficam armazenados na plataforma por um longo tempo para consultas futuras.
Essas são apenas algumas das vantagens de automatizar o pagamento de fornecedores. A seguir, veja outros benefícios de implementar essa tecnologia.
Aumento de produtividade
Uma das vantagens mais perceptíveis ao automatizar o pagamento de fornecedores é o aumento de produtividade. Ao realizar as transferências em um só sistema, a performance dos colaboradores melhora e, assim, o tempo ocioso se transforma em novos rendimentos.
A automação aumenta a produtividade em outras atividades também. É o caso de tarefas como confirmação de dados bancários, atualização de planilhas e envio de comprovantes de transferência, por exemplo.
Cumprimento de prazos
Como dito anteriormente, o relacionamento com os fornecedores também se beneficia com automação. Com um sistema especialmente programado para cumprir prazos, os fornecedores recebem os pagamentos sem atrasos.
Para facilitar ainda mais a controle de datas, é possível configurar notificações para serem emitidas automaticamente no momento desejado. Isso serve como uma lembrança de prazos futuros, e diminui a carga mental dos responsáveis por essa tarefa.
Portanto, percebemos que automatizar o pagamento de fornecedores é uma solução que reflete não somente na eficiência operacional, mas também na relação humana dentro das organizações.
Além disso, relações corporativas valem a pena serem cuidadas com mais atenção. Ter um bom relacionamento com fornecedores pode trazer diversas vantagens extras, como preços mais em conta e opções de pagamentos mais flexíveis.
Redução de erros custosos
A precisão nas operações financeiras é essencial para não acarretar juros para a empresa. Erros humanos são, em sua maioria, os responsáveis por causar esse tipo de prejuízo. Automatizar o pagamento de fornecedor reduz erros e gastos, beneficiando diferentes setores.
Outro ponto que se beneficia indiretamente é a melhora na tomada de decisões. Com uma solução automatizada, os relatórios com dados financeiros são mais precisos e, a partir de uma análise aprofundada, as definições são estipuladas com mais assertividade.
Isso impacta também na redução de erros custosos, pois reduz despesas desnecessárias e dá uma visão geral dos investimentos financeiros da empresa.
Mais tempo para investir em estratégias
Automatizar o pagamento de fornecedores aumenta a eficiência e otimiza o tempo gasto em atividades cotidianas e repetitivas, certo? O tempo que era investido nessas obrigações agora poderá ser usado para pensar em estratégias.
Assim, os gestores são capazes de desenvolver seus empreendimentos com mais controle no que realmente importa. E tudo isso melhora as competências das equipes como um todo. A empresa se desenvolve, cresce e vai ganhando mais espaço no mercado competitivo.
Aprenda a automatizar o pagamento de fornecedores
A automação é a chave para o controle efetivo do fluxo de pagamento de fornecedores. Comodidade, segurança e rapidez na resolução de tarefas e, principalmente, sem necessitar da interferência humana durante a maioria do processo.
Ao longo deste texto vimos que pode haver uma verdadeira revolução no desempenho da empresa ao automatizar o pagamento de fornecedores, certo? Mas como implementar essa solução e aproveitar todo seu potencial?
É tão fácil quanto a vida do empreendedor após a automação, veja a seguir:
1. Escolha uma solução abrangente
Ao buscar uma solução para automatizar pagamentos, é crucial selecionar uma solução alternativa que vá além e ofereça mais do que o convencional. É unir o útil ao agradável para ter resultados ainda mais satisfatórios.
Quem irá oferecer o serviço de automação deve facilitar o processo de pagamento de contas e também integrar outras vantagens que deem uma visão abrangente sobre o andamento e saúde financeira da empresa.
Automatizar o pagamento de fornecedores é o principal, mas uma solução pode – e deve – reunir em um mesmo sistema outras possibilidades que impulsionam a performance financeira de um negócio.
2. Determine o banco para pagamentos
Após encontrar um sistema eficiente que proporcione diversas soluções em um mesmo ambiente digital, chegou o momento de determinar o banco para pagamentos.
Isso é necessário, pois, já que o pagamento ocorre de forma automatizada, é preciso registrar os dados bancários. Assim, os descontos acontecem sem a necessidade de preencher a cada pagamento.
Por isso, precisa ser um sistema de confiança, para que o empreendedor possa estar seguro.
Banco Útil: praticidade e eficiência em um só lugar
Automatizar o pagamento de fornecedores por meio de um sistema especializado agiliza o processo e maximiza os resultados gerais da empresa. Para isso, conte com o Banco Útil!
O Banco Útil surgiu para facilitar processos de pagamento, agilizando departamentos fiscais, contábeis e financeiros. Existimos para simplificar e inovar a forma de lidar com as questões financeiras da empresa
Além disso, possuímos nossa própria solução de automação. A empresa que quer agilizar seus processos encontra aqui o sistema e o “banco” em um só lugar!
Ao usar as soluções do Banco Útil, sua empresa aproveita as seguintes condições:
- Pagamento em lote
- Sem limite de valor;
- Pagamento rápido e automático;
- Função de agendamento;
- Mais agilidade, organização e praticidade;
- Armazenamento de dados por até 6 anos;
- Eliminação do trabalho manual.
A plataforma oferece uma solução completa para automatizar o pagamento de fornecedores e muito mais! Todas as possibilidades citadas anteriormente contribuem para simplificar a tarefa e transformar a experiência automatizada.
Conheça mais benefícios:
- Eliminação do pagamento duplicado.
- Integração com ERP;
- Eliminação do trabalho manual;
- Armazenamento de dados por até 6 anos;
- Segurança e compliance;
- Economia de tempo;
- Aumento da autonomia financeira;
- API que permite integração com vários sistemas;
- Relatórios detalhados e unificados;
- Autenticação bancária;
- Plataforma intuitiva;
- Equipe de suporte humanizada e preparada para atendê-lo;
Em resumo, adotar o Banco Útil para pagamentos de fornecedores significa mais do que uma simples modernização, é uma escolha estratégia para garantir eficiência, segurança e praticidade nos processos financeiros da sua empresa.
Escrito por: Vinícius Macedo Silva
