Sua empresa faz o controle de contas a pagar e receber? Realizar esse gerenciamento faz toda a diferença para a saúde financeira de um negócio, uma vez que a gestão eficiente implica diretamente na estabilidade financeira e no crescimento sustentável da empresa.
Uma administração adequada garante que todos os deveres financeiros sejam cumpridos pontualmente, evitando problemas de fluxo de caixa que podem comprometer a operação do negócio.
Além disso, uma visão clara sobre as contas a pagar e a receber permite uma melhor previsão das necessidades de capital, ajudando a evitar surpresas desagradáveis e permitindo uma alocação mais estratégica dos recursos.
Proporcionando essa base sólida para a análise financeira e tomada de decisões estratégicas, o controle de contas a pagar e receber assegura a solidez e o sucesso a longo prazo do negócio.
Vamos nos aprofundar mais sobre a importância desse controle e aprender com 5 passos a como organizar as contas a pagar e receber de sua empresa? Continue a leitura e saiba mais!
O que são as contas a pagar e receber?
As contas a pagar e receber de uma empresa são componentes fundamentais para a gestão financeira do negócio, pois representa as movimentações de dinheiro relacionadas a suas obrigações.
As contas a pagar referem-se às obrigações financeiras que uma empresa tem com terceiros, como fornecedores e prestadores de serviço. São os pagamentos que devem ser feitos para cumprir com seus compromissos financeiros.
Podemos citar como exemplos, faturas de fornecedores, salários de colaboradores, parcelas de empréstimos, impostos, juros e contribuições sociais. Fazer o bom gerenciamento das contas a pagar contribui para diminuir os riscos de multas e penalidades de atrasos, além de permitir melhor acesso a condições de crédito e negociações favoráveis.
As contas a receber indicam os valores que a empresa tem o direito de receber. É o dinheiro esperado como resultado da prestação de serviços ou vendas de produtos.
Faturas para clientes, recebimento de juros sobre investimentos e pagamentos de colaboradores são alguns exemplos dos que podem compor as contas a receber. Realizar a organização dela é essencial para garantir o fluxo de caixa saudável, mantendo a liquidez da empresa e permitindo que ela cumpra com as suas obrigações financeiras, operando de forma eficiente.
Quais os riscos de não fazer o controle sobre as contas a pagar e receber de sua empresa?
Não fazer o controle de contas a pagar e receber pode causar diversas consequências e riscos para sua empresa. Problemas esses que podem afetar a sobrevivência do negócio. Veja alguns dos principais riscos associados à falta de controle das contas:
- Problemas de liquidez. Sem o controle eficaz, a empresa pode enfrentar dificuldades para garantir os valores necessários para cobrir suas obrigações financeiras. Essa falta de liquidez pode levar a atrasos no pagamento de fornecedores e salários, o que pode resultar em penalidades, multas e até mesmo a interrupção dos serviços;
- Acúmulo de dívidas e juros. A falta de acompanhamento das contas a pagar pode resultar em pagamentos tardios, o que acarreta acúmulo de juros e multas. Isso prejudica a rentabilidade da empresa, aumenta os custos operacionais e impacta negativamente na capacidade de obter crédito no futuro;
- Problemas de conformidade e legais. Um controle ineficaz das contas a pagar e receber pode resultar em descumprimento de obrigações fiscais e legais, como impostos e contribuições sociais. Isso pode provocar penalidades e aumentar o risco de auditorias;
- Impacto na reputação. Negócios que frequentemente têm problemas com pagamentos atrasados ou cobranças pendentes podem sofrer danos à sua reputação, afetando negativamente a imagem da empresa no mercado, tornando mais difícil atrair novos clientes ou parceiros de negócios.
Cuidar das contas a pagar e receber é fundamental para garantir a estabilidade financeira, operacional e estratégica da empresa, e ignorar esse controle pode levar a uma série de problemas que podem comprometer a continuidade e o crescimento do negócio.
5 passos para organizar o controle de contas a pagar e receber
Já sabemos da importância de realizar o gerenciamento das contas a pagar e receber em uma empresa. Mas como fazer a organização do controle delas de maneira adequada? Para isso, elaboramos 5 passos para você seguir, confira logo abaixo!
- Crie um sistema de registro
Elaborar um sistema de registro para monitorar as transações financeiras é um passo muito importante. Você pode utilizar planilhas eletrônicas, um software de contabilidade ou sistemas de gestão financeira para isso, e lembre de incluir dados como datas de vencimento, valores, descrições e categorias. Quanto mais especificado, mais fácil de gerenciar.
- Classifique e categorize as despesas
Organize as despesas e receitas de sua empresa em categorias claras para facilitar o acompanhamento e análise deles. Revise e ajuste as categorias de acordo com a necessidade, deixando com que reflitam as mudanças nas operações do negócio.
- Defina e monitore prazos de pagamento e recebimento
Defina os prazos para o pagamento de contas e o recebimento de valores de clientes. Para isso, você pode utilizar ferramentas de software para configurar alertas de vencimento de contas.
- Realize reconciliações regulares
Fazer a reconciliação periódica entre os registros internos e extratos bancários é uma estratégia fundamental para garantir que todas as transações estejam corretamente registradas.
- Analise e ajuste o fluxo de caixa
Por fim, monitore o seu fluxo de caixa regularmente para conseguir acompanhar a saúde financeira da empresa e ajustar estratégias conforme necessário. Crie relatórios periódicos para auxiliar no monitoramento, isso te ajudará também a prever fluxos futuros.
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Seguir esses passos irá te ajudar a ter um maior controle de contas a pagar e receber da sua empresa, ajudando a evitar problemas de liquidez, otimizando o fluxo de caixa e auxiliando nas tomadas de decisões financeiras mais informadas.
E, com o Banco Útil, você pode aprimorar ainda mais esse processo! O Banco Útil surgiu com o propósito de otimizar o contas a pagar e receber empresas através de uma carteira digital que centraliza e automatiza todos os processos, o que economiza tempo e dinheiro.
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