Você já ouviu falar do extrato OFX? O Open Financial Exchange, ou também conhecido como Intercâmbio Financeiro, consiste em um arquivo utilizado para armazenar dados e informações financeiras.
Sua função específica é transportar essas informações sobre movimentações bancárias entre instituições financeiras e programas de software, sendo uma ferramenta crucial para o controle financeiro da empresa.
Sintetizando, podemos dizer que se trata de um extrato bancário, só que em outra formatação, que facilita operações de conciliação bancária, o planejamento estratégico e o monitoramento do fluxo de caixa.
Quer saber mais sobre o extrato OFX, a importância desse controle de contabilidade e como otimizar esse processo? Continue a leitura e confira!
Extrato OFX e conciliação bancária: como otimizar esse processo?
Como vimos anteriormente, o extrato OFX é um formato de arquivo padronizado para a troca de dados financeiros entre softwares de gerenciamento e instituições financeiras.
Esse recurso foi desenvolvido com o objetivo de permitir a integração entre diferentes sistemas financeiros de forma padronizada, estruturada e facilitada.
O arquivo OFX utiliza uma estrutura de dados chamada de XML – Extensible Markup Language – que permite que a leitura seja feita tanto por pessoas quanto por máquinas, e ele organiza informações detalhadas sobre transações, como datas, valores, descrições, tipos de transações, entre outros.
Ele segue um conjunto de regras pré-definidas que garantem que diferentes sistemas possam interpretar e processar esses dados da mesma maneira – facilitando a integração das operações entre diferentes bancos, plataformas de software e sistemas de contabilidade.
Esse arquivo geralmente é gerado pelo banco, ou pela instituição financeira, para que seja exportado ao software de gerenciamento, permitindo o fácil acesso às informações de forma rápida e eficiente.
Para que serve o extrato OFX?
O arquivo Open Financial Exchange serve principalmente para permitir a importação e exportação de dados financeiros de maneira padronizada e segura. Confira algumas de suas funcionalidades abaixo:
- Padronização. O formato OFX é padronizado e amplamente aceito, o que facilita a interoperabilidade entre diferentes sistemas e instituições financeiras.
- Transações. Os usuários podem fazer transações de extratos bancários diretamente para os softwares de gestão financeira.
- Segurança. Como os arquivos são criptografados durante a transmissão, eles oferecem segurança para a transferência de informações financeiras sensíveis.
- Sincronização Automática. Muitos softwares de finanças podem se conectar diretamente aos bancos e baixar automaticamente os extratos financeiros em formato OFX, facilitando a atualização e a reconciliação de contas.
- Gestão Financeira Eficiente. Para empresas e indivíduos que precisam gerenciar várias contas bancárias ou cartões de crédito, o OFX facilita a consolidação de informações financeiras em um único local.
Sendo assim, o arquivo OFX é muito utilizado para facilitar a importação, exportação e sincronização de informações financeiras entre instituições financeiras e softwares de gestão financeira, tornando a administração de finanças pessoais e empresariais mais eficiente e menos propensa a erros manuais.
Qual a importância do extrato OFX?
O extrato OFX é uma ferramenta essencial para a gestão financeira moderna, oferecendo uma maneira eficiente, precisa e segura para as trocas de informações financeiras. Veja a seguir alguns dos seus principais benefícios:
- Automatização e eficiência. Economiza tempo e reduz as possibilidades de erros manuais na inserção de dados por permitir a automatização do processo de importação de dados para o software;
- Precisão e confiabilidade. O extrato OFX auxilia a garantir a precisão das informações ao fornecer dados padronizados e estruturados. Dessa forma, facilitando a tomada de decisões financeiras informadas e para a gestão adequada de recursos;
- Monitoramento financeiro. Ele permite acompanhar detalhadamente e com precisão as transações, facilitando o monitoramento de reconciliação bancária e detecção antecipada de erros e possíveis fraudes.
- Compliance e segurança. O extrato OFX ajuda tanto as instituições financeiras, quanto os usuários, a manterem o compliance com normas regulatórias e a garantir a segurança das informações.
O que é a conciliação bancária e qual sua relação com o Extrato OFX?
Podemos considerar o extrato OFX e a conciliação bancária como dois conceitos relacionados complementares, porém, com funções distintas dentro do contexto de gestão financeira.
O extrato OFX é o arquivo padronizado que realiza a troca das informações financeiras, contendo detalhes específicos sobre essas transações bancárias, como depósitos, saques, transferências, entre outras atividades.
Por outro lado, a conciliação bancária é o processo contábil que envolve a comparação e ajustes das transações registradas pela empresa com as que foram listadas no extrato bancário.
Seu objetivo é garantir a precisão e a integridade dos registros contábeis internos da empresa, para que estejam corretos e correspondam às transações processadas pelo banco.
Ela compara as transações registradas no software da empresa com as transações do extrato, buscando por diferenças – como transações pendentes, erros de lançamento ou taxas não reconhecidas – e caso haja divergências, é possível ajustar nos registros contábeis para que reflitam corretamente as transações bancárias.
Sendo assim, o Extrato OFX é o ponto de partida, a etapa inicial de fornecer os dados necessários para que a conciliação bancária realize a comparação e identifique divergências.
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Tudo começou a partir do case de sucesso da marca Sallve Cosméticos, uma startup focada no desenvolvimento e venda de produtos de beleza através de sua loja online. Como existia um grande volume de guias GNRE por mês devido às vendas online, para realizar cada pagamento era necessário ir até as agências bancárias pagar suas guias de tributos. Com isso, o Banco Útil entrou com a solução imediata de carteira digital corporativa especializada em pagamentos.
Dessa forma, foi possível automatizar todo o processo fiscal, dando mais agilidade e autonomia para a área. E, para garantir a conciliação bancária, a Sallve precisava de uma função de Extrato OFX, permitindo consultar e fazer downloads de históricos de pagamentos de meses anteriores.
Esta nova funcionalidade foi desenvolvida e disponibilizada para Sallve e a todos os clientes do Banco Útil em aproximadamente 07 dias. Assim, todos os processos financeiros para pagamento de guias de tributos foram otimizados, deixando de ser atividades extremamente morosas para serem uma atividade mais organizada e rápida.
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