Como funciona o fluxo de pagamento na sua empresa? Com diversas guias e boletos para pagar todos os dias, muitos profissionais do setor financeiro ficam sobrecarregados e confusos em meio a esse processo – gerando várias complicações ao longo das operações.
Imagine que uma guia para recolhimento de tributos demora 3 dias para ser paga e mais um dia para que a documentação seja encaminhada ao setor de logística. Isso representa 4 dias a mais no tempo para que um caminhão deixe a empresa rumo ao cliente. Não parece o cenário ideal, não é?
Por outro lado, um fluxo de pagamento eficiente gera benefícios não apenas para a eficiência do setor financeiro, mas em muitas outras atividades desenvolvidas pelas organizações.
Quer entender como é possível tornar esse processo mais eficiente? Confira 8 passos para otimizar o fluxo de pagamento na sua empresa!
A importância e benefícios de um fluxo de pagamento eficiente
Um fluxo de pagamento eficiente é crucial para o funcionamento suave e eficaz de uma grande empresa, especialmente quando ela lida com um volume significativo de transações financeiras diariamente. Aqui estão alguns dos benefícios e a importância de ter um fluxo de pagamento eficiente:
Gestão de liquidez
Um fluxo de pagamento eficiente ajuda na gestão eficaz da liquidez da empresa, garantindo que haja fundos disponíveis quando necessário para cumprir compromissos financeiros.
Redução de custos
Outro ponto importante de otimizar o fluxo de pagamento da empresa está na redução de custos. Pagamentos otimizados podem ajudar a reduzir custos associados a multas por atraso, taxas bancárias, juros, entre outros encargos financeiros.
Eficiência operacional
A eficiência operacional também é impactada com a otimização do fluxo de pagamento. Processos de pagamento eficientes economizam tempo e recursos administrativos.
Automatizar e simplificar esses processos pode liberar recursos para serem alocados em outras áreas estratégicas.
Planejamento financeiro sólido
O planejamento financeiro é uma dos benefícios do fluxo de pagamento otimizado. Com um fluxo de pagamento otimizado, é mais fácil para a empresa realizar projeções financeiras precisas e estabelecer metas realistas para crescimento e investimentos futuros.
Melhoria na relação com fornecedores
Um fluxo de pagamento eficiente contribui para estabelecer uma boa relação com os fornecedores, pois pagamentos pontuais podem resultar em melhores termos e condições contratuais, descontos e parcerias mais sólidas.
Conformidade e controle
Um fluxo de pagamento bem gerenciado ajuda a manter a conformidade com regulamentações financeiras e fiscais, garantindo maior controle sobre os processos financeiros da empresa.
Satisfação do cliente
Pagamentos rápidos e precisos também afetam positivamente a satisfação do cliente, especialmente se a empresa estiver envolvida em transações comerciais B2B, onde a pontualidade nos pagamentos pode impactar diretamente a cadeia de suprimentos.
Evitar fraudes e erros
Ao otimizar o fluxo de pagamento da empresa com processos automatizados, sua equipe terá mais controle sobre as operações, gastos e pagamento de tarifas.
Agilidade na liberação das entregas
O setor financeiro possui uma relação direta com a eficiência logística da empresa. Ao estabelecer um fluxo de pagamento eficiente, os tributos são recolhidos rapidamente – permitindo que os caminhões deixem a empresa para fazer as entregas com mais agilidade.
Como otimizar o fluxo de pagamento da empresa?
Para que todos os benefícios sejam alcançados, o gestor financeiro deverá incluir estratégias para a otimização do fluxo de pagamento da empresa. Veja só algumas dicas para colocar isso em prática:
- Automatização de processos
Utilize sistemas e softwares de gestão financeira para automatizar tarefas repetitivas, como emissão de faturas, agendamento de pagamentos e conciliação bancária. Isso reduz erros, economiza tempo e melhora a eficiência.
Com processos automatizados, é possível gerar automaticamente faturas, notificações sobre pagamentos atrasados e até mesmo enviar lembretes automáticos para clientes quando necessário.
Quando processos são automatizados, a empresa não fica tão dependente das funções humanas e com isso consegue ter mais agilidade em suas atividades.
- Negociação de prazos e condições
Busque negociar prazos de pagamento mais favoráveis com fornecedores, procurando estender os prazos de pagamento sem comprometer as relações comerciais.
- Adoção de ferramentas de gestão de despesas
Utilize softwares específicos para controlar e gerenciar despesas corporativas, permitindo uma visão clara dos gastos e facilitando a tomada de decisões.
As ferramentas de gestão de despesas permitem capturar facilmente despesas corporativas – como recibos, faturas e notas fiscais – por meio de diferentes métodos, como upload de fotos, digitalização ou integração com cartões de crédito.
A adoção dessas ferramentas permite alcançar um fluxo de pagamento mais eficiente na empresa, automatizando processos.
- Monitoramento de fluxo de caixa
Mantenha um monitoramento constante do fluxo de caixa da empresa para prever e antecipar possíveis problemas de liquidez, evitando atrasos nos pagamentos.
O fluxo de caixa demonstra as operações diárias do negócio. É através dele que poderá observar a saúde do negócio. Além das entradas e saídas, o fluxo de caixa também carrega informações de produtos, materiais e recursos utilizados ao longo das atividades da empresa.
- Implementação de políticas de pagamento
Estabeleça políticas claras de pagamento que definam prazos, procedimentos e responsabilidades, garantindo a conformidade e o cumprimento dos compromissos financeiros.
Além disso, estabeleça estratégias para a cobrança de clientes inadimplentes. A cobrança de clientes inadimplentes deve ser bem estruturada e organizada, pois a falta de pagamento deles impacta no capital disponível da própria empresa, o que pode levar a falhas em cumprir com seus compromissos.
- Análise e otimização contínua
Um passo essencial para otimizar o fluxo de pagamentos da empresa é manter uma rotina de análises e melhoria contínua do negócio. Dessa forma, é possível identificar falhas rapidamente e tomar decisões antecipadas em relação aos erros cometidos.
Realize análises periódicas dos processos de pagamento para identificar áreas de melhoria, ajustando estratégias conforme necessário para aumentar a eficiência.
- Uso de tecnologias de pagamento inovadoras
Explore novas tecnologias de pagamento, como pagamentos móveis ou soluções inovadoras que possam oferecer vantagens em termos de eficiência e redução de custos.
A tecnologia proporciona otimização do fluxo de pagamento, influencia positivamente na gestão financeira da empresa e oferece ao setor financeiro maior domínio sob suas atividades.
- Treinamento e capacitar a equipe
Garanta que a equipe responsável pelos processos de pagamento esteja devidamente treinada para utilizar as ferramentas e os sistemas adotados pela empresa, minimizando erros e maximizando a eficiência.
O papel da tecnologia para aumentar a eficiência nos processos
A tecnologia tem um papel fundamental para aumentar a eficiência e otimizar os processos de fluxo de pagamento da empresa.
Por meio de soluções tecnológicas, o gestor financeiro terá um controle maior do negócio, podendo analisar dados de maneira automática, acessar relatórios do fluxo de caixa e verificar quais pontos têm apresentado desempenho ruim.
Além disso, com o uso da tecnologia ainda é possível utilizar modelos de pagamentos inovadores, fugindo dos tradicionais bancos onde as taxas podem ser altas e variadas.
Um exemplo de tecnologia que irá otimizar o fluxo de pagamento da sua empresa é a carteira digital, que permite centralizar todos os custos do seu negócio, garantindo mais tempo e menos gasto de dinheiro com juros ou multas.
A tecnologia tonar-se uma grande aliada das empresas na hora de empregar soluções para agilizar as tarefas e torná-las mais dinâmicas.
O Banco Útil é seu aliado para otimizar o fluxo de pagamento!
O Banco Útil é uma fintech especializada em proporcionar mais tempo e agilidade nas operações financeiras da sua empresa. Por meio de soluções inovadoras, nos preocupamos em oferecer mais tempo para os gestores que podem, assim, focar no que realmente é importante.
Oferecemos facilidades para otimizar o contas a pagar e receber da sua empresa, por meio de uma carteira digital eficiente, onde é possível reunir o pagamento de diferentes tributos, boletos e guias judiciais.
O Banco Útil oferece soluções que englobam:
- Pagamentos de Tributos;
- Pagamentos de Guias Judiciais;
- Pagamentos de Boletos e contas de consumo;
- Pagamentos de IPVA para frota;
- Pagamentos de Fornecedores;
- Bolepix Útil;
- PIX em lote.
Além disso, também oferecemos soluções de projetos personalizados para que as necessidades da sua empresa sejam resolvidas com inovação e tecnologia. O grande objetivo é tornar as atividades financeiras da empresa mais práticas.
Conheça todas as soluções do Banco Útil para otimizar o fluxo de pagamento da sua empresa. Alcance agilidade nos processo, compliance fiscal e tenha tempo para focar no que realmente importa. Confira nossas soluções!
Escrito por Vinícius Macedo Silva.
