A não escrituração das notas fiscais no tempo correto não traz prejuízos apenas para o Departamento Fiscal, como também para o Departamento Financeiro, para o Departamento Contábil, para o Departamento de Controladoria e para o Departamento de Suprimentos.
O Departamento Financeiro terá as previsões financeiras distorcidas e a ocorrência de atraso do pagamento aos fornecedores. Quanto ao Departamento Contábil, a não escrituração das notas fiscais irá ferir o princípio da competência. O Departamento de Controladoria terá que retrabalhar os custos que envolvem a área produtiva e o Departamento de Suprimentos terá o relacionamento com o fornecedor prejudicado, pois pode optar por não atender mais a empresa, acabando por afetar também a área produtiva que necessita do seu produto para atender seus clientes. Neste artigo, vamos falar sobre a importância da relação entre dois principais departamentos para a boa saúde de sua empresa.
Pagamento dos tributos – Departamento Fiscal x Departamento Financeiro
Antes de tudo, para realizar o pagamento dos tributos em dia é preciso saber quais impostos devem ser pagos. Isso depende muito do tipo de atividade que seu cliente exerce ou do tipo de empresa que você tem. Os principais impostos pagos pelas empresas são:
- IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica): Esse imposto se baseia no ano do exercício e está baseado na cobrança referente a renda auferida pela empresa.
- CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido): É um tributo que se refere ao faturamento líquido da empresa.
- PIS/Pasep: Esse tributo está ligado a Formação do Patrimônio do Servidor Público e ao Programa de Integração Social.
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Esse imposto está baseado no financiamento da Seguridade Social que engloba assistência social, saúde e previdência social. A cobrança mensal está ligada a receita bruta de vendas.
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Esse imposto está ligado a empresas com base no índice em relação aos produtos industrializados. Sempre variando conforme a legislação e a Tabela de Incidência de Imposto sobre Produtos Industrializados.
- ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços): Quando ocorre alguma movimentação de serviços e mercadorias a empresas é tributada com o ICMS. O valor depende do Estado da empresa, já que cada local possui a sua própria tabela de tributação.
- ISS (Imposto sobre a Prestação de Serviços): os serviços sujeitos à tributação do ISS estão elencados na Lei Complementar 116/2003. Por ser um tributo de ordem municipal, as regras e alíquotas variam de um município para o outro, por isso, além das leis mencionadas, é importante conhecer a legislação específica do município sobre o tema.
Ou seja, existem muitos tipos de obrigações tributárias com que um profissional de ambos os departamentos precisa entender. Por isso, é necessário saber quais são todos eles antes de organizar o pagamento dos impostos em dia. Gastar um tempo fazendo esse mapeamento dos tributos é o primeiro passo.
Organize seus impostos
Após o mapeamento dos impostos e tributos com que a empresa terá que arcar, faça uma planilha com todos eles. Coloque em uma planilha ou use ferramentas com os campos periodicidade do pagamento (mensal, anual, continuada etc.), a data em que o pagamento deve ser efetivado e o valor real ou presumido referente.
Nesse ponto, a tecnologia pode ser uma forte aliada. Existem ferramentas e serviços em nuvem de organização e planejamento financeiro que podem auxiliar nessa etapa de organização. Esses sistemas de controle financeiro tendem a ter mais funcionalidades e garantir mais segurança para seus dados do que as tradicionais planilhas.
Existem também alguns sistemas contábeis que são integrados com essas ferramentas e eles devem ser compartilhado com o setor financeiro para que haja uma programação desses pagamentos com antecedência.
Alguns impostos, podem ser informados com uma provisão de valores, por exemplo o ISS e IR, por exemplo, são calculados com base nos serviços prestados e no rendimento portanto, use uma média para calcular o valor presumido. Já o DAS – Simples Nacional e outros têm um valor real aferível, o que torna mais fácil colocá-los nesse planejamento e ter uma estimativa sobre o quanto se precisa para arcar com os impostos, paro departamento financeiro será de suma importância essa provisão.
O mapeamento dos tributos e perspectiva de custos tributários, é possível fazer um planejamento financeiro para a empresa com base em uma gestão fiscal e, mais importante para o momento, criar um fundo de reserva específico para questões tributárias. Deixo aqui algumas dicas para essa programação:
- Organizando os processos: Quando existe uma auditoria por trás de todos os pagamentos de impostos a empresa se resguarda de qualquer problema com a lei.
- Gerindo os impostos: Em um cenário em que todos buscam reter gastos, várias empresas se sobrecarregam de impostos desnecessários. Alguns impostos pagos equivocadamente, podem ser revistos e recuperados se percebidos em um processo de auditoria.
- Não corra riscos: Manter um consistente planejamento de gestão tributária afasta a vulnerabilidade da empresa em relação ao pagamento dos tributos.
- Gestão tributária e Financeira é economia: Essa gestão não só traz economias a empresa, mas também oferece maior controle interno sobre obrigações legais e investimentos necessários.
É bom reiterar que nem sempre menos impostos pagos, significam mais vantagens a empresa. O segredo é se adequar corretamente aos impostos que se dispõem a legislação, conforme o ramo de trabalho, e usufruir dos benefícios legais que algumas tributações oferecem.
