Workflow é um termo usado para descrever o processo de trabalho que ocorre em uma empresa, desde o início até a conclusão de uma tarefa específica. Quando se trata de pagamentos, o workflow é fundamental para garantir que as transações financeiras ocorram de maneira eficiente e segura.
Um bom workflow de pagamentos geralmente começa com a recepção de uma fatura ou solicitação de pagamento. Esses documentos devem ser verificados quanto à precisão e validade, e em seguida, aprovados pelo responsável pelo processo de pagamento, tudo isso pode ser realizado manualmente ou por meio de um software automatizado.
Depois que a fatura é aprovada, o próximo passo é processar o pagamento. Isso geralmente envolve a entrada de informações financeiras relevantes em um sistema de pagamento, incluindo o valor, o nome do beneficiário e as informações da conta bancária. É importante garantir que todas as informações sejam precisas e que o processo de pagamento esteja em conformidade com as políticas e regulamentos internos e externos da empresa.
Lembrando que todo esse processo pode ser automatizado através da carteira digital do Banco Útil, é possível realizar o pagamento de tributos, boletos e guias judiciais, com apenas alguns poucos cliques suas contas serão pagas e os comprovantes armazenados por até 6 anos na nossa plataforma, reduzindo os erros, trazendo mais segurança e compliance para a sua empresa.
Mas vale a pena ressaltar que antes de realizar uma automatização, é necessário olhar para os seus processos internos, que devem estar muito bem definidos.
Confira abaixo 5 vantagens de trabalhar com um workflow para pagamentos na sua empresa!
Aumento da eficiência: Um workflow bem planejado pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, eliminando processos desnecessários e automatizando tarefas rotineiras. Isso pode aumentar a produtividade e liberar tempo para que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Padronização de processos: Com a padronização dos processos dentro de uma organização, todos os membros da equipe trabalham com as mesmas diretrizes e práticas. Isso pode melhorar a consistência dos resultados e garantir a qualidade do trabalho.
Melhor colaboração: Com a definição dos papéis e responsabilidades de cada membro da equipe, você terá uma melhor colaboração entre diferentes áreas e equipes. Isso pode ajudar a melhorar a comunicação e a coordenação, reduzindo a possibilidade de conflitos ou erros.
Identificação de gargalos: Um workflow bem definido pode ajudar a identificar gargalos, permitindo que a equipe reavalie e otimize o processo. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência e reduzir o tempo gasto em tarefas.
Melhor rastreabilidade: Tenha a visibilidade e o poder de rastrear o progresso de um projeto ou tarefa, permitindo que você e a sua equipe monitorem o status de cada etapa do processo. Isso pode ajudar a garantir que um projeto seja concluído dentro do prazo respeitando o orçamento estabelecido.
Em resumo, criar um workflow pode trazer muitos benefícios para uma organização, melhorando a eficiência, a qualidade, a colaboração e a transparência dos processos.
Medidas de Segurança em um Workflow de pagamentos
Além disso, o workflow de pagamentos também deve incluir medidas de segurança para proteger as informações financeiras sensíveis da empresa. Isso pode incluir a criptografia de dados financeiros, bem como a implementação de controles de acesso para garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações financeiras.
Lembrando sempre que automação é diferente de terceirização!
A automação do contas a pagar da sua empresa ocorre quando substituímos todo aquele trabalho manual e repetitivo, de emissão e pagamento de guias por exemplo, por um sistema capaz de realizar tudo isso de forma automática. Além de ser mais seguro, esse processo por ser automatizado reduz erros, custos e garante que a sua empresa esteja sempre com as contas em dia e dentro da lei.
Já a terceirização é a transferência desse mesmo trabalho para outra pessoa ou empresa de BPO Financeiro. Que por não automatizar o trabalho com ferramentas de tecnologia, estão sujeitos a erros e atrasos que podem ocasionar juros e multas.
Sem contar com o fator segurança da informação, já que ao terceirizar esse processo o manuseio de dados da sua empresa e ou do seu cliente podem estar em situação de risco, pois terceiros estão tendo acesso. O que não ocorre com ferramentas de tecnologia, principalmente quando os dados são criptografados.
Aqui no Banco Útil tudo é automatizado e centralizado, em um ambiente 100% online com compliance garantido, melhorando a sua eficiência e reduzindo o risco de erros ou fraudes financeiras.
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