A proteção de dados financeiros está entre as principais preocupações das organizações atualmente. São muitas as informações sensíveis que ficam armazenadas em diferentes plataformas digitais. Por conta disso, é fundamental reforçar a segurança para evitar complicações.
Caso uma organização sofra qualquer tipo de perda de dados, pode ser necessário lidar com grandes prejuízos. Nesta situação, vale o ditado: é melhor prevenir do que remediar.
Mas como manter os dados financeiros protegidos? Descubra as melhores práticas ao longo deste artigo!
Por que é importante proteger os dados financeiros da empresa?
Proteger os dados financeiros da empresa é crucial por vários motivos, pois impacta diretamente a saúde geral e a sustentabilidade do negócio. Além disso, é essencial para manter a confiança, a reputação da empresa e relações comerciais saudáveis.
Aqui estão alguns motivos principais pelos quais proteger os dados financeiros é importante:
- Confidencialidade. Os dados financeiros geralmente contêm informações confidenciais, como estratégias financeiras, ganhos, despesas e outros detalhes confidenciais. A proteção dessas informações garante que elas permaneçam confidenciais e não sejam acessadas ou exploradas por indivíduos não autorizados.
- Conformidade com os regulamentos. A proteção dos dados é regulada pela LGPD. Portanto, manter as informações sensíveis bem protegidas é essencial para evitar consequências legais e sanções financeiras.
- Confiança e reputação do cliente. Os clientes e as partes interessadas confiam nas empresas para lidarem com as suas informações financeiras de forma responsável. Uma violação de dados pode minar esta confiança e prejudicar a reputação da empresa. Proteger os dados financeiros é crucial para manter a confiança e a fidelidade do cliente.
- Prevenção de fraude. Os dados financeiros são o principal alvo dos cibercriminosos que procuram cometer fraudes ou crimes financeiros. A proteção destes dados ajuda a prevenir o acesso e a manipulação não autorizados, reduzindo o risco de atividades fraudulentas que possam prejudicar a situação financeira da empresa.
- Continuidade de negócios. Os dados financeiros são vitais para as operações diárias e o planejamento de longo prazo de um negócio. A proteção destes dados garante a sua disponibilidade, evitando interrupções nas operações comerciais e permitindo a tomada de decisões informadas.
- Vantagem competitiva. Os dados financeiros de uma empresa geralmente incluem insights sobre seu desempenho, posição no mercado e planos estratégicos. Se essas informações caírem nas mãos dos concorrentes, podem comprometer a vantagem competitiva e a inovação da empresa.
- Estabilidade financeira. Os dados financeiros são fundamentais para avaliar a saúde e estabilidade financeira de uma empresa. A proteção destes dados garante relatórios financeiros precisos, o que é crucial para manter a confiança dos investidores e garantir o financiamento.
- Evitar perdas financeiras. Uma violação de segurança que leve ao comprometimento de dados financeiros pode resultar em perdas financeiras diretas, incluindo o custo de remediação, honorários advocatícios, multas regulatórias e possíveis ações judiciais. A proteção dos dados financeiros ajuda a evitar estes contratempos financeiros.
- Confiança dos funcionários. Os funcionários confiam em seus empregadores para proteger suas informações pessoais e financeiras. Manter a segurança dos dados financeiros contribui para um ambiente de trabalho positivo.
- Eficiência operacional. As operações financeiras eficientes dependem da disponibilidade e precisão dos dados financeiros. A proteção destes dados garante processos financeiros tranquilos e eficazes, reduzindo o risco de erros e interrupções operacionais.
- Gestão de riscos. Compreender e mitigar os riscos associados aos dados financeiros é essencial para uma gestão de riscos eficaz. Isto inclui o risco de fraude, acesso não autorizado e outras ameaças que podem afetar o bem-estar financeiro da empresa.
Proteger os dados financeiros da empresa não é apenas um requisito legal e regulamentar, mas também essencial para manter a confiança, a reputação e o bem-estar geral do negócio. As consequências de uma violação de segurança podem ser graves, afetando a estabilidade financeira, o relacionamento com os clientes e a posição competitiva da empresa.
8 boas práticas para garantir a segurança dos dados financeiros
1. Aplique políticas robustas de senha e criptografia
Isso pode parecer básico, mas vale a pena repetir: se você não definir senhas fortes, estará arriscando sérios danos financeiros ao seu negócio. Afinal, a senha mais comum em 2023 ainda é tão fácil de adivinhar quanto “123456”.
Para evitar isso, você precisa começar a conversar com toda a sua equipe sobre as melhores práticas de segurança de dados – de preferência integrando isso em seus programas de integração e treinamento.
Você precisa ensiná-los que as senhas devem ter números, símbolos, letras maiúsculas diferentes e não devem conter palavras simples. Seus funcionários também não deveriam anotá-los em pedaços de papel ou usá-los para outras contas.
2. Implemente criptografia
Sua empresa deve implementar criptografia para proteger dados confidenciais durante a transmissão e armazenamento. Esse método funciona transformando os dados em código ilegível, tornando-os inúteis a olho nu, e atuando como uma dupla camada de defesa contra hackers.
Sem essa proteção, os cibercriminosos terão acesso gratuito aos seus bancos de dados financeiros, o que pode ser um desastre absoluto para o seu negócio.
3. Utilize redes e firewalls seguros e atualizados regularmente
Para evitar tentativas de acesso não autorizado, sua rede precisa ser configurada adequadamente.
Para começar, você deve implementar um sistema de controles de acesso onde apenas os administradores possam editar regras ou visualizar os documentos mais confidenciais. Além disso, o software de firewall pode bloquear tráfego de entrada (e saída) suspeito em sua rede, destacando quando e de onde vem um ataque.
Negligenciar atualizações ou usar ferramentas de segurança desatualizadas representa uma armadilha, pois os cibercriminosos exploram lacunas que surgem em sistemas mais antigos. Esta é uma etapa especialmente importante para pacotes de software que você instalou recentemente – já que as vulnerabilidades podem ser conhecidas pelos hackers desde o início.
4. Reforce a segurança do seu ERP
Suponha que sua empresa dependa de soluções de armazenamento de dados baseadas em nuvem. Nesse caso, você precisará estar ainda mais atento às ameaças atuais de ataques cibernéticos (já que todos os seus dados são mantidos em um local central).
Muitas organizações usam um ERP para gerir dados de toda a sua empresa. Neste caso, a segurança do ERP torna-se vital para mitigar riscos e proteger informações confidenciais financeiras, de funcionários e clientes. O mesmo se aplica a outros softwares que armazenam dados financeiros. Você vai querer ter certeza de que está usando soluções que prezam pela segurança das informações.
5. Realize testes e avaliações de vulnerabilidade
É possível realizar testes para tentar invadir deliberadamente seus próprios sistemas para ver se existe alguma vulnerabilidade. Normalmente, isso envolve simular cenários de ataque conhecidos e, em seguida, corrigir as áreas de defesa que precisam ser reforçadas.
Sem testes regulares, você pode ficar inconsciente das possíveis falhas de segurança em sua rede – até que hackers violem seus sistemas e causem danos reais.
6. Desenvolva um plano de resposta a incidentes
Um plano de resposta a incidentes descreve ações em caso de violação. Você vai querer um plano de “pior cenário” para o caso de precisar dele, pois não vai querer ser pego sem um.
Geralmente, esses planos seguem a seguinte estrutura:
- Identificação do perigo. Detecção e confirmação da violação de segurança ou a ocorrência do incidente.
- Contenção. Isolamento dos sistemas afetados para evitar a propagação da violação.
- Erradicação. Eliminação da causa raiz da violação e remoção de qualquer presença maliciosa.
- Recuperação. Restauração dos sistemas, aplicativos e dados afetados para sua operação normal.
- Comunicação. Notificação às partes interessadas, incluindo funcionários, clientes e autoridades reguladoras, sobre a violação.
- Análise. Investigação do impacto e a origem do incidente para entender como os hackers entraram no seu sistema sem serem detectados.
- Treinamento e preparação. Avaliação do processo de resposta e identificação de áreas de melhoria para aprimorar o tratamento de incidentes futuros.
7. Eduque os funcionários e implemente protocolos sobre dados confidenciais
Os ataques de phishing são a principal causa dos ataques cibernéticos e, aliás, são alguns dos mais fáceis de proteger.
Isso acontece quando sua equipe é alvo de táticas de “engenharia social”, em vez de seus sistemas serem alvo de códigos maliciosos. Por exemplo, você pode receber um e-mail de um suposto cliente, que solicita o compartilhamento de um documento – mas pode se tratar apenas de uma pessoa mal intencionada que quer ter acesso a dados financeiros sigilosos.
Estabelecer protocolos claros e educar sua equipe sobre o manuseio de dados evitará o risco de sucesso de um desses ataques.
8. Incorpore cláusulas de dados eficazes em contratos externos e internos
Internamente, os contratos dos seus funcionários devem definir estritamente as responsabilidades de tratamento de dados – além de ser uma parte importante da cultura do seu local de trabalho e dos programas de treinamento.
Mas você também deve estar ciente de que, às vezes, não é apenas a sua equipe que lida com seus dados financeiros confidenciais. Por exemplo, se você depende do uso de serviços baseados em nuvem, esses dados são armazenados em servidores externos. Isso significa que é fundamental incorporar cláusulas relacionadas ao gerenciamento de dados nos contratos com terceiros. Mais do que isso, você deve contar com parceiros confiáveis quando o assunto é lidar com dados financeiros!
O Banco Útil é uma fintech que tem uma preocupação especial com a segurança dos dados financeiros. Por meio de uma carteira digital que centraliza e automatiza todos os pagamentos de tributos, boletos e guias judiciais, o Banco Útil pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro, para que você possa focar no que realmente importa.
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Escrito por: Vinícius Macedo Silva
