O pagamento de tributos é uma rotina presente em todas empresas brasileiras – qualquer que seja seu porte ou ramo de atuação. Afinal, o Brasil é marcado por um complexo sistema tributário que exige o pagamento de diversos impostos todos os meses.
Porém, mesmo sendo uma atividade recorrente, o pagamento de tributos requer bastante tempo e esforços dos profissionais do departamento fiscal e financeiro. Desde o início até o final da cadeia de processos, diversas pequenas tarefas precisam ser realizadas.
No mundo acelerado que vivemos, conseguir agilizar o processo para pagamento de tributos pode proporcionar um salto de produtividade e redução de custos operacionais. Neste artigo vamos compreender melhor como isso funciona na prática.
Como funciona o pagamento de tributos de apuração?
A apuração de impostos é um processo que tem o objetivo de recolher corretamente todos os tributos devidos por uma organização. Por conta da complexidade tributária brasileira, podemos considerar essa uma das atividades mais importantes realizadas pelo setor fiscal.
Na prática, a apuração dos impostos consiste validação de todas as NFs que foram tomadas pela empresa (seja por serviços ou produtos adquiridos), e também todas as NFs de saída (que englobam a venda de produtos ou serviços). Fazer isso manualmente é muito difícil, normalmente há a necessidade de um software para essa automação.
Porém, a cadeia de processos para apuração de impostos inicia muito antes da emissão das guias tributárias para recolhimento de tributos. As empresas precisam optar pelo melhor regime tributário, estudar a legislação que afeta a empresa, identificar quais são as obrigações que devem ser seguidas, calcular os tributos, emitir guias para pagamento e realizar, efetivamente, o recolhimento dos tributos devidos.
Veja quais são as principais etapas que estão inclusas no processo de pagamento de tributos de apuração:
- Exercício de planejamento tributário para definir o melhor regime tributário
- Estudo da legislação que afeta o recolhimento de tributos da empresa
- Identificação de quais tributos devem ser recolhidos – e suas obrigações acessórias
- Criação de um calendário tributário que prevê todas as obrigações que a sua empresa possui ao longo do ano
- Apuração de todas as notas fiscais de entradas e saídas do período
- Cálculo dos tributos
- Emissão das guias de pagamento
- Realização do pagamento de tributos
Pagamento de GNRE por operação
Quando falamos sobre o pagamento de tributos, é preciso dar uma atenção especial à GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais) – que é o documento utilizado para fazer o recolhimento de tributos devidos pelos contribuintes nas operações de vendas interestaduais, ICMS-ST e outros.
Essa atenção é necessária por conta da agilidade que o pagamento da GNRE requer. Afinal, a mercadoria precisa sair com a guia paga no transporte das mercadorias para que possa chegar ao seu destino sem complicações.
Ou seja, a GNRE precisa ser emitida e paga antes do transporte da mercadoria e isso requer agilidade e integração entre os diversos departamentos:
- O carregamento do caminhão é de responsabilidade de logística;
- A emissão da NFe e GNRE é de responsabilidade do time fiscal;
- O time de TI tem que garantir que todos os sistemas estejam íntegros e no ar;
- A equipe do setor financeiro precisa estar pronta realizar o pagamento da GNRE.
Algumas cidades (como São Paulo, por exemplo) têm horário restrito para circulação de caminhões. Nesse caso, as empresas são obrigadas a despachar suas mercadorias após os horários comerciais.
Imagine agora que você tenha que gerenciar todo esse processo. Seria preciso conciliar e integrar todos esses departamentos, certo? Porém, se for emitida uma GNRE às 23:00, seria necessário de alguém do financeiro nesse horário para realizar o pagamento – o que é muito difícil de acontecer na prática.
Esse exemplo ilustra perfeitamente a necessidade de que esses processos estejam bem integrados e possam ser automatizados com auxílio de uma solução digital. Dessa forma, é possível ganhar eficiência e resolver problemas operacionais como esse.
Outro ponto importante é que para o pagamento de GNRE, cada UF tem convênio com um banco específico, o que força muitas vezes o contribuinte abrir conta em várias instituições bancárias. Confira aqui os bancos para pagamento de GNRE.
Complicações derivadas do pagamento de tributos
Para compreender melhor o cenário atual e os principais desafios dos profissionais que atuam na área fiscal e tributária, a Dootax e a LAFIS Consultoria realizaram um levantamento que ocorreu em dezembro de 2019 e abordou 181 empresas de todo o país e de diferentes segmentos.
O estudo sobre processos fiscais e pagamento de tributos aponta como a complexidade das tarefas fiscais e tributárias prejudica a produtividade, gerando custos desnecessário que em algumas vezes estão ocultos aos olhos do departamento.
Veja algumas das informações que chamam a atenção:
Emissão e pagamento de tributos
Quando questionados sobre o processo de emissão e processamento das guias tributárias, um alto número de empresas ainda utilizam processos manuais:
- 37,02% Departamento fiscal emite as guias manualmente → imprime → envia fisicamente para o departamento financeiro
- 35,36% Departamento fiscal emite as guias manualmente → envia eletronicamente para o departamento financeiro
Pagamento de multas e juros
Outro ponto de destaque é o valor pago, em média, mensalmente com multas e juros decorrentes do atraso em guias tributárias.:
- 8,81% até R$ 1.000
- 7.01% entre R$ 1.000 e R$ 5.000
- 0,58% entre R$ 5.000 e R$ 10.000
- 2,33% mais de R$10.000
Mercadorias paradas em barreiras fiscais
Para reforçar a importância da agilidade na emissão da GNRE, podemos utilizar como base o alto número de empresas que já tiveram seus caminhões parados em barreiras fiscais devido à irregularidade fiscal ou o pagamento de guias.
23% das empresas afirmam que já tiveram suas mercadorias retidas em barreiras fiscais.
Você já conhecia todas essas dificuldades envolvendo o processo para pagamento de tributos? A sua empresa já utiliza soluções digitais para automatizar essas rotinas? Deixe o seu comentário.
